Softwarearchitektur
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Ganzheitliche Software-Architektur für eine mobile Hundeschule (Einzelunternehmen)
Diese Seite beschreibt ein End-to-End-System für Planung, Durchführung, Controlling und Gesamtabwicklung einer mobilen Hundeschule. Ziel: eine einzige, integrierte Datenbasis, minimale „Drehstuhl-Schnittstellen“, maximal GoBD- und Finanzamt-Konformität.
1. Prozess-Landkarte
| Prozessschritt | Zweck | Modul | Haupt-Tool |
|---|---|---|---|
| Lead → Buchung | Kurs/Termin anlegen | Kurs- & Teilnehmer-Mgmt | Eversports Manager |
| Training durchführen | Check-in, Notizen | Mobiles Frontend | Eversports App |
| Rechnung & Zahlung | GoBD-konform, USt, EÜR | Finanz-Mgmt | LexOffice (L-Tarif) |
| Barkasse (bei Barzahlung) | TSE-pflicht | POS/Kasse | SumUp POS Lite / helloCash |
| Automatischer Datenaustausch | Kunden, Umsätze, Belege | Middleware | Make.com / n8n |
| Projektroutine, Kanban | Aufgabenmanagement | Projekt-Mgmt | Trello Premium |
| Kommunikation & Docs | Mail, Kalender, Drive | Collaboration | Google Workspace |
| Steuer-Jahresabschluss | Einkommensteuer, Anlage S | Steuer-Tool | WISO Steuer 2025 |
| Geschäftskonto & Banking | Transaktionen, API | Banking | Qonto Smart |
2. Kernmodule & empfohlene Pakete
2.1 Kurse & Kunden
- Eversports Manager – Starter (59 €/Monat)
- Online-Buchung, Kundenportal, App, Rechnungs-Export (CSV/PDF)
- API/Webhooks vorhanden → Verbindung zu LexOffice via Make/n8n
2.2 Rechnungen, EÜR & USt
- LexOffice – L-Tarif (19,90 €/Monat)
- Beleg-OCR, EÜR, USt-VA (Elster), GoBD-konform, DATEV-Export
- Optional: Lohnabrechnung ab 11,90 €/Monat
2.3 POS / Barkasse
| System | Monatl. Fixkosten | Einmalkosten | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| SumUp POS Lite | 0 € | ca. 349 € | TSE integriert, Transaktionsgebühren ab 0,79 % |
| helloCash Medium | 8,90 €/Monat | TSE 129 €/Jahr | Cloud-Kasse, CSV-Export zu LexOffice |
2.4 Middleware / Automatisierung
- Make (Core) – ca. 9 €/Monat
- Alternativ: n8n Cloud Starter – ca. 20 €/Monat oder self-hosted (kostenlos)
Beispiel-Flows:
- Neue Buchung → Kunde in LexOffice anlegen → Rechnung erstellen
- Zahlungseingang → Rechnung als bezahlt markieren
- Monatlicher Export: Belege → Drive-Backup
2.5 Projektmanagement
- Trello Premium – ca. 9 €/Monat (1 User)
- Kanban, Timeline, Automationen via Butler
2.6 E-Mail & Kalender
- Google Workspace Starter – ca. 7 €/Monat
- Gmail, Calendar, Drive (30 GB), Meet
2.7 Steuer
- WISO Steuer 2025 – Einmalzahlung ca. 23 €
- Anlage S, Mantelbogen, manuelle Eingabe aus LexOffice (EÜR)
2.8 Geschäftskonto
- Qonto Smart – 23 €/Monat
- API-Anbindung, virtuelle Karten, Echtzeit-Überweisungen
3. Datenfluss (keine Drehstuhlschnittstelle)
[Kunde bucht] → (Eversports)
↓ Webhook
[Make / n8n] → (LexOffice) → Kontakt + Rechnung
↓
(Google Sheets) → Controlling
↓
(Trello) → Aufgabenkarte "Neukunde"
Barzahlung → SumUp Z-Bericht → Upload an Make → Eintrag in LexOffice-Kasse
4. Kostenübersicht (Monatlich, netto)
| Modul | Tool/Plan | Kosten |
|---|---|---|
| Kursverwaltung | Eversports Starter | 59 € |
| Buchhaltung | LexOffice L | 19,90 € |
| Steuer (aufs Jahr gerechnet) | WISO Steuer | 1,90 € |
| Automatisierung | Make Core | 9 € |
| Projektmanagement | Trello Premium | 9 € |
| E-Mail & Kalender | Google Workspace | 7 € |
| POS-System (SumUp oder helloCash) | 0 – 8,90 € | je nach Variante |
| Geschäftskonto | Qonto Smart | 23 € |
| Gesamt (mit SumUp) | ca. 128 € / Monat |
5. Setup-Checkliste
- Eversports-Konto anlegen, Webhooks aktivieren
- LexOffice: API-Token erzeugen, Standardartikel anlegen (z. B. „Hundetraining“)
- Make-Szenario erstellen: Booking → LexOffice → Rechnung
- Qonto mit LexOffice verbinden
- Kassenintegration: SumUp / helloCash einrichten, TSE sichern
- Monatlich: LexOffice Monatsabschluss, Belegarchiv exportieren
- Jährlich: EÜR aus LexOffice + Eingabe in WISO Steuer → Steuererklärung
6. Erweiterungen (Optional)
- CRM: HubSpot Free (per Zapier integrierbar)
- Business Intelligence: Google Looker Studio (Daten aus Sheets visualisieren)
- Lohnabrechnung: LexOffice-Addon für bis zu 2 Mitarbeiter
- Self-hosted Middleware: n8n Community Edition auf eigenem Server
7. Lizenzpflichtige Tools und Preise (Stand 2025)
- Eversports Starter: 59 €/Monat
- LexOffice L: 19,90 €/Monat
- Make Core: ca. 9 €/Monat
- Trello Premium: ca. 9 €/Monat/User
- Google Workspace Starter: 7 €/Monat/User
- WISO Steuer: ca. 23 €/Jahr
- Qonto Smart: 23 €/Monat
- helloCash (optional): 8,90 €/Monat + 129 €/Jahr TSE
- SumUp POS (optional): 349 € Hardware, 0 € Software
8. Rechtliches & GoBD
- LexOffice erfüllt GoBD-Standards (digitale Belegarchivierung, EÜR, UStVA)
- TSE bei Barkasse verpflichtend → SumUp / helloCash empfohlen
- Finanzamt-Archiv vorbereiten (PDF-Zusammenfassung + strukturierter Export)
- Google Drive kann revisionssicher gemacht werden mit Versionierung & Lesezugriffsprotokoll
