Softwarearchitektur: Unterschied zwischen den Versionen

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= Ganzheitliche Software-Architektur für eine mobile [[Hundeschule]] (Einzelunternehmen) =  
= Integriertes Unternehmenssystem – Mobile Hundeschule (Einzelunternehmen) =


Diese Seite beschreibt ein '''End-to-End-System''' für Planung, Durchführung, Controlling und Gesamtabwicklung einer mobilen Hundeschule. Ziel ⇢ '''eine einzige, integrierte Datenbasis''', minimale „Drehstuhl-Schnittstellen“, maximal GoBD- und Finanzamt-Konformität. == 1 Prozess-Landkarte == {| class="wikitable" ! Prozessschritt !! Zweck !! Modul !! Haupt-Tool |- | Lead → Buchung || Kurs/Termin anlegen || '''Kurs- & Teilnehmer-Mgmt''' || Eversports Manager |- | [[Training]] durchführen || Check-in, Notizen || Mobiles Frontend || Eversports App |- | Rechnung & Zahlung || GoBD-konform, USt | EÜR || '''Finanz-Mgmt''' || LexOffice (L-Tarif) |- | Barkasse (falls Barzahlungen) || TSE-pflicht || '''POS/Kasse''' || SumUp POS Lite / helloCash |- | Automatischer Datenaustausch || Kunden, Umsätze, Belege || '''Middleware''' || Make.com (Core) / n8n |- | Projektroutine, Kanban || Back-Office-Aufgaben || '''Projekt-Mgmt''' || Trello Premium |- | [[Kommunikation]] & Docs || Mail, Drive, Kalender || '''Collaboration''' || Google Workspace Business Starter |- | Steuer-Jahresabschluss || Einkommensteuer + Anlage S || '''Steuer-Tool''' || WISO Steuer 2025 |- | Bank & Cash-Mgmt || Firmenkonto, API || '''Banking''' || Qonto Smart |} == 2 Kernmodule & empfohlene Pakete == === 2.1 Kurse & Kunden === * '''Eversports Manager – Starter''' (0–199 Buchungen/Monat, '''59 €/Monat''', Onboarding 99 €) <ref>Preisstaffel Starter 59 €/Monat 0</ref> :✓ Online-Buchung, Kundenportal, Mobile App, Rechnungs-Export (CSV/PDF). :→ '''API/Webhooks vorhanden''' ⇒ Übergabe neuer Kunden an LexOffice via Make/n8n. === 2.2 Rechnungen, EÜR & USt === * '''LexOffice – L-Tarif''' ('''19,90 €/Monat''') <ref>Preisübersicht S → XL, L = 19,90 € / Monat 1</ref> :✓ Beleg-OCR, EÜR-Berichte, USt-VA via Elster, GoBD-Archiv, DATEV-Export. :• Optionale '''Lohn-Extension''' ab 11,90 €/Monat für ≤ 2 Mitarbeiter <ref>Zusatz Lohnbuchhaltung 2</ref>. === 2.3 POS / Barkasse === {| class="wikitable" ! System !! Monatl. Fixkosten !! Einmalkosten !! Bemerkung |- | SumUp POS Lite || 0 €<br/>(Software) || 329 – 349 € Hardware <ref>Preis POS Lite 3</ref> || TSE integriert, Transaktion ab 0,79 % <ref>Gebührenübersicht 4</ref> |- | helloCash Medium || 8,90 €/Monat || TSE 129 €/Jahr <ref>Preismodell Medium + TSE 5</ref> || Cloud-Kasse, CSV-Export nach LexOffice |} === 2.4 Middleware / Automatisierung === * '''Make (Core)''' '''9 US$ ≈ 9 € / Monat''' (10 000 Ops) <ref>Plan „Core“ 9 $/Monat 6</ref> * Alternative: '''n8n Cloud Starter''' '''20 € / Monat''' (2 500 Executions) oder self-host kostenlos <ref>n8n Starter 20 €/Monat 7</ref> :Standard-Flows # »New Booking« → Create Contact in LexOffice → Create Invoice # Paid (Stripe/SumUp) → Mark Invoice as paid # Nightly cron → Sync Beleg-PDFs to Google Drive === 2.5 Projekt- & Aufgaben-Mgmt === * '''Trello Premium''' '''10 US$ ≈ 9 € / Nutzer / Monat''' <ref>Premium 10 $/User 8</ref> :✓ Timeline-View für Kurs-Roadmaps, unbegrenzte Automations (Butler). === 2.6 Collaboration & Mail === * '''Google Workspace Business Starter''' '''7 €/User/Monat (Jahresplan)''' <ref>Starter 7 $ (~ 7 €) Annual 9</ref> :30 GB Drive, Meet 100 TN, Gmail, Calendar → Zapier/Make-Hooks. === 2.7 Steuer-Jahresabschluss === * '''WISO Steuer 2025''' (Einmal '''22,99 €''') <ref>Shoppreis Idealo 10</ref> :Importiert LexOffice-Summen manuell, erzeugt Mantelbogen + Anlage S. === 2.8 Geschäftskonto === * '''Qonto Smart''' '''23 €/Monat''' (1 Unterkonto, 60 Buchungen) <ref>Tarif „Smart“ 23 € 11</ref> :✓ DATEV & LexOffice-API, virtuelle Karten, Echtzeit-SEPA. == 3 Datenfluss (No-Drehstuhl) == <syntaxhighlight lang="text"> [Kunde online bucht] ─▶ (Eversports) │ Webhook ▼ [Make / n8n] ──▶ (LexOffice) Invoice & Contact │ ├─▶ (Google Sheets) KPI-Dashboard └─▶ (Trello) Card “Neuer Kunde” </syntaxhighlight> Barzahlung → SumUp / helloCash Z-Bericht → Make-Parser → LexOffice Kasse. EÜR-PDF + Belege-ZIP von LexOffice → Google Drive/Finanzamt-Ordner (automatisch versioniert). == 4 Kostenübersicht (monatlich, netto) == {| class="wikitable" ! Modul !! Tool/Plan !! Kosten |- | Kurs-Mgmt || Eversports Starter || 59 € |- | Buchhaltung || LexOffice L || 19,90 € |- | Steuer (Ø aufs Jahr) || WISO 2025 || ≈ 1,90 € *(22,99 €/12)* |- | Automatisierung || Make Core || ~ 9 € |- | Projekt-Mgmt || Trello Premium (1 User) || ~ 9 € |- | Workspace (E-Mail) || GWS Starter (1 User) || 7 € |- | POS (Software) || SumUp Lite 0 € / helloCash 8,90 € || 0 – 8,90 € |- | Geschäftskonto || Qonto Smart || 23 € |- ! style="text-align:right;"|'''Summe (mit SumUp)''' !! || '''~ 128 €'''/Monat |} == 5 Setup-Checkliste == # Eversports Konto anlegen → Webhooks aktivieren. # LexOffice → API-Token generieren & Standardartikel „Hundetraining“ (19 % USt) anlegen. # Make-Szenario „Eversports Booking → LexOffice Invoice“ klonen. # Qonto IBAN als Standardkonto in LexOffice + SumUp hinterlegen. # helloCash (falls genutzt) → TSE bestellen & Z-Bericht-Export täglich via E-Mail an Make-Parser senden. # Monatlich: LexOffice Monatsabschluss; Belegarchiv ZIP in Drive sichern. # Jährlich: EÜR-PDF & Umsatzlisten aus LexOffice, EÜR-Summen in WISO → Einkommensteuer abgeben. == 6 Erweiterungen (optional) == * '''CRM/Marketing:''' HubSpot Free → Webform Triggers in Make. * '''BI/KPI:''' Google Looker Studio → Sheets-Datenquelle (Umsatz pro Kurs). * '''Lohn:''' LexOffice Lohn-Addon ab 11,90 €/Monat für bis 2 MA. * '''Self-hosted Automatisierung:''' n8n Community Edition auf Raspberry Pi (0 €)
Diese Seite dokumentiert das vollständige, integrierte System für eine mobile [[Hundeschule]] mit Einzel- oder Kleingruppentraining.
Ziel: minimaler Verwaltungsaufwand bei maximaler Automatisierung, GoBD-/DSGVO-Konformität und Audit-Tauglichkeit für Finanzamt & Betriebsprüfung.
 
== 1. Prozess-Landkarte ==
 
{| class="wikitable"
! Bereich !! Zweck !! Tool !! Bemerkung
|-
| Kursverwaltung || Online-Buchung, Terminplan, Kundenakte || '''Eversports''' || Automatisierbar via Webhooks
|-
| Rechnungsstellung, Finanzen || Rechnung, Belegarchiv, UStVA, EÜR || '''LexOffice (L-Tarif)''' || GoBD-konform, Elster integriert
|-
| Bar- & Kartenzahlung || TSE-Kasse, Z-Bericht, Bons || '''SumUp POS Lite''' oder '''helloCash Medium''' || DSFinV-K / TSE-konform
|-
| Middleware / Automatisierung || Datenaustausch (Booking → Rechnung) || '''Make.com''' oder '''n8n''' || ersetzt Drehstuhl-Schnittstelle
|-
| Projektmanagement || Aufgaben, Kanban, Rückstände || '''Trello Premium''' || Kursplanung, Rückrufe, Backoffice
|-
| [[Kommunikation]], Kalender, Cloud || DSGVO-konformes Groupware-System || '''mailbox.org''' oder '''Nextcloud auf All-Inkl.''' || revisionssicher konfigurierbar
|-
| Steuererklärung || Einkommensteuer + Anlage S || '''WISO Steuer 2025''' || Daten manuell aus LexOffice übernehmen
|-
| Geschäftskonto || Banking, Belegverknüpfung, SEPA || '''Qonto Smart''' || API- & LexOffice-Anbindung
|}
 
== 2. Systemlandschaft (Zusammenfassung) ==
 
=== 2.1 Tools & Tarife (empfohlen) ===
{| class="wikitable"
! Modul !! Tool & Plan !! Preis (netto/Monat) !! Bemerkung
|-
| Kursverwaltung || Eversports Starter || 59 € || inkl. 199 Buchungen
|-
| Buchhaltung || LexOffice L || 19,90 € || inkl. EÜR, UStVA, Belege
|-
| Steuererklärung || WISO Steuer 2025 || 1,90 € *(23 € jährlich)* || Anlage S
|-
| Automatisierung || Make (Core) || 9 € || Alternativ: n8n Self-Hosted (0 €)
|-
| Projektmanagement || Trello Premium || 9 € || Automationen via Butler
|-
| Cloud-Archivierung || mailbox.org Business / Nextcloud || ca. 3–5 € || revisionssicher konfiguriert
|-
| POS || SumUp (0 €) oder helloCash (8,90 € + 129 €/Jahr) || ab 8,90 € || TSE-Zertifikat erforderlich
|-
| Geschäftskonto || Qonto Smart || 23 € || Banking + API
|}
 
→ Gesamtkosten ca. **128–135 € netto/Monat**
 
=== 2.2 Systemlogik (No-Drehstuhl) ===
 
<pre>
[Kunde bucht] → (Eversports)
    ↓ Webhook
[Make / n8n] → (LexOffice) Kontakt + Rechnung
    ↓
(Trello) → Aufgabenkarte
    ↓
(Qonto) → Zahlungseingang erfasst
    ↓
(POS-System) → Barumsatz → TSE-Z-Bericht → Belegarchiv (Nextcloud)
    ↓
(EÜR + Belege) → WISO Steuer für Jahresabschluss
</pre>
 
== 3. Revisionssichere Archivierung ==
 
* Verzeichnisstruktur z. B. in Nextcloud oder mailbox.org Drive:
<pre>
📁 Buchhaltung
├── 📁 2025
│    ├── 📁 01_Januar
│    │    ├── EÜR_2025-01.pdf
│    │    ├── Kassenbericht.csv
│    │    ├── Belege/
│    │    │    ├── Rechnung_10001.pdf
│    │    │    └── Z-Bericht_0101.pdf
├── 📁 Steuer
│    ├── Anlage_S_2025.pdf
│    └── UStVA_Q1_2025.pdf
</pre>
 
* Anforderungen:
  - Versionierung aktivieren
  - Nur Uploadrechte (Schreibschutz)
  - Änderungsprotokoll verfügbar
  - Backup redundant (lokal + Cloud)
  - Zugriff durch Dritte (z. B. Prüfer) temporär möglich
 
== 4. Audit-Tauglichkeits-Checkliste (Gesamtsystem) ==
 
=== 4.1 Finanzen & Buchhaltung (LexOffice) ===
* [x] EÜR exportierbar (PDF/CSV)
* [x] UStVA per Elster übermittelt
* [x] Belege digital archiviert, OCR-fähig
* [x] Kassenkonto gepflegt (Barumsatz)
* [x] GoBD-konform: Unveränderbarkeit, Zeitstempel
 
=== 4.2 Barzahlung / POS (SumUp oder helloCash) ===
* [x] TSE-Zertifikat aktiv
* [x] Tagesabschlüsse/Z-Berichte vorhanden
* [x] Export im DSFinV-K oder CSV möglich
* [x] Ablage in strukturierter, zugriffsprotokollierter Umgebung (z. B. Nextcloud)
 
=== 4.3 Kurs- & Kundendaten (Eversports) ===
* [x] DSGVO-konform: AV-Vertrag abgeschlossen
* [x] Exportfunktion verfügbar (CSV/JSON)
* [x] Automatisierung an LexOffice vorhanden (Webhook → Make/n8n)
* [x] Dokumentation über Trainingsverlauf optional
 
=== 4.4 Cloud & Kommunikation (mailbox.org / Nextcloud) ===
* [x] DSGVO-konformer Anbieter mit Serverstandort DE
* [x] Schreibgeschützte Archiv-Ordner
* [x] Versionierung & Änderungsprotokoll aktiviert
* [x] Verschlüsselung aktiv (Serverseitig + optional Client)
 
=== 4.5 Steuer (WISO Steuer) ===
* [x] Anlage S korrekt ausgefüllt
* [x] Einnahmen/Ausgaben aus LexOffice übernommen
* [x] Dokumente PDF/A-konform erzeugt
* [x] Abgabe über Elster oder authentifiziertes Portal
 
=== 4.6 Automatisierung (Make / n8n) ===
* [x] Buchung → Rechnung automatisiert
* [x] Zahlungserkennung automatisiert (Stripe/Qonto Webhook)
* [x] Täglicher Sync von POS-Belegen ins Archiv
* [x] Ablaufprotokoll & Fehlerbenachrichtigung eingerichtet
 
=== 4.7 Geschäftskonto (Qonto) ===
* [x] API-Verknüpfung mit LexOffice
* [x] Kontoauszüge abrufbar & exportierbar
* [x] Buchungstexte eindeutig referenzierbar (z. B. Rechnungsnummern)
 
== 5. Setup-Schritte (zusammengefasst) ==
 
# Konto bei Eversports anlegen, Webhook aktivieren
# LexOffice mit API-Token verbinden, Artikel & USt-Vorgaben anlegen
# Make-Szenario anlegen: Buchung → Rechnung → Zahlung
# POS-System registrieren (SumUp oder helloCash mit TSE)
# Cloud-Speicher einrichten (Nextcloud/mailbox.org) → Versionierung & Zugriffsrechte konfigurieren
# Qonto einrichten, mit LexOffice koppeln
# WISO Steuer vorbereiten → EÜR und Belege jährlich übernehmen
 
== 6. Erweiterbar durch: ==
 
* CRM: HubSpot Free / Zoho CRM (Make-Integration möglich)
* BI: Google Looker Studio mit Sheets-Anbindung
* Zeiterfassung: Toggl Track → Projektkalkulationen
* Mitarbeitermanagement: Personio (ab Wachstum > 2 MA)
 
== 7. Siehe auch ==
* [[GoBD-konforme Archivierung]]
* [[DSFinV-K & TSE-Erklärung]]
* [[Steuerprüfung vorbereiten]]
* [[Automatisierung mit Make]]
* [[LexOffice API-Dokumentation]]

Aktuelle Version vom 23. Juni 2025, 19:57 Uhr

Integriertes Unternehmenssystem – Mobile Hundeschule (Einzelunternehmen)

Diese Seite dokumentiert das vollständige, integrierte System für eine mobile Hundeschule mit Einzel- oder Kleingruppentraining. Ziel: minimaler Verwaltungsaufwand bei maximaler Automatisierung, GoBD-/DSGVO-Konformität und Audit-Tauglichkeit für Finanzamt & Betriebsprüfung.

1. Prozess-Landkarte

Bereich Zweck Tool Bemerkung
Kursverwaltung Online-Buchung, Terminplan, Kundenakte Eversports Automatisierbar via Webhooks
Rechnungsstellung, Finanzen Rechnung, Belegarchiv, UStVA, EÜR LexOffice (L-Tarif) GoBD-konform, Elster integriert
Bar- & Kartenzahlung TSE-Kasse, Z-Bericht, Bons SumUp POS Lite oder helloCash Medium DSFinV-K / TSE-konform
Middleware / Automatisierung Datenaustausch (Booking → Rechnung) Make.com oder n8n ersetzt Drehstuhl-Schnittstelle
Projektmanagement Aufgaben, Kanban, Rückstände Trello Premium Kursplanung, Rückrufe, Backoffice
Kommunikation, Kalender, Cloud DSGVO-konformes Groupware-System mailbox.org oder Nextcloud auf All-Inkl. revisionssicher konfigurierbar
Steuererklärung Einkommensteuer + Anlage S WISO Steuer 2025 Daten manuell aus LexOffice übernehmen
Geschäftskonto Banking, Belegverknüpfung, SEPA Qonto Smart API- & LexOffice-Anbindung

2. Systemlandschaft (Zusammenfassung)

2.1 Tools & Tarife (empfohlen)

Modul Tool & Plan Preis (netto/Monat) Bemerkung
Kursverwaltung Eversports Starter 59 € inkl. 199 Buchungen
Buchhaltung LexOffice L 19,90 € inkl. EÜR, UStVA, Belege
Steuererklärung WISO Steuer 2025 1,90 € *(23 € jährlich)* Anlage S
Automatisierung Make (Core) 9 € Alternativ: n8n Self-Hosted (0 €)
Projektmanagement Trello Premium 9 € Automationen via Butler
Cloud-Archivierung mailbox.org Business / Nextcloud ca. 3–5 € revisionssicher konfiguriert
POS SumUp (0 €) oder helloCash (8,90 € + 129 €/Jahr) ab 8,90 € TSE-Zertifikat erforderlich
Geschäftskonto Qonto Smart 23 € Banking + API

→ Gesamtkosten ca. **128–135 € netto/Monat**

2.2 Systemlogik (No-Drehstuhl)

[Kunde bucht] → (Eversports)
     ↓ Webhook
[Make / n8n] → (LexOffice) Kontakt + Rechnung
     ↓
 (Trello) → Aufgabenkarte
     ↓
 (Qonto) → Zahlungseingang erfasst
     ↓
 (POS-System) → Barumsatz → TSE-Z-Bericht → Belegarchiv (Nextcloud)
     ↓
 (EÜR + Belege) → WISO Steuer für Jahresabschluss

3. Revisionssichere Archivierung

  • Verzeichnisstruktur z. B. in Nextcloud oder mailbox.org Drive:
📁 Buchhaltung
 ├── 📁 2025
 │    ├── 📁 01_Januar
 │    │    ├── EÜR_2025-01.pdf
 │    │    ├── Kassenbericht.csv
 │    │    ├── Belege/
 │    │    │    ├── Rechnung_10001.pdf
 │    │    │    └── Z-Bericht_0101.pdf
 ├── 📁 Steuer
 │    ├── Anlage_S_2025.pdf
 │    └── UStVA_Q1_2025.pdf
  • Anforderungen:
 - Versionierung aktivieren
 - Nur Uploadrechte (Schreibschutz)
 - Änderungsprotokoll verfügbar
 - Backup redundant (lokal + Cloud)
 - Zugriff durch Dritte (z. B. Prüfer) temporär möglich

4. Audit-Tauglichkeits-Checkliste (Gesamtsystem)

4.1 Finanzen & Buchhaltung (LexOffice)

  • [x] EÜR exportierbar (PDF/CSV)
  • [x] UStVA per Elster übermittelt
  • [x] Belege digital archiviert, OCR-fähig
  • [x] Kassenkonto gepflegt (Barumsatz)
  • [x] GoBD-konform: Unveränderbarkeit, Zeitstempel

4.2 Barzahlung / POS (SumUp oder helloCash)

  • [x] TSE-Zertifikat aktiv
  • [x] Tagesabschlüsse/Z-Berichte vorhanden
  • [x] Export im DSFinV-K oder CSV möglich
  • [x] Ablage in strukturierter, zugriffsprotokollierter Umgebung (z. B. Nextcloud)

4.3 Kurs- & Kundendaten (Eversports)

  • [x] DSGVO-konform: AV-Vertrag abgeschlossen
  • [x] Exportfunktion verfügbar (CSV/JSON)
  • [x] Automatisierung an LexOffice vorhanden (Webhook → Make/n8n)
  • [x] Dokumentation über Trainingsverlauf optional

4.4 Cloud & Kommunikation (mailbox.org / Nextcloud)

  • [x] DSGVO-konformer Anbieter mit Serverstandort DE
  • [x] Schreibgeschützte Archiv-Ordner
  • [x] Versionierung & Änderungsprotokoll aktiviert
  • [x] Verschlüsselung aktiv (Serverseitig + optional Client)

4.5 Steuer (WISO Steuer)

  • [x] Anlage S korrekt ausgefüllt
  • [x] Einnahmen/Ausgaben aus LexOffice übernommen
  • [x] Dokumente PDF/A-konform erzeugt
  • [x] Abgabe über Elster oder authentifiziertes Portal

4.6 Automatisierung (Make / n8n)

  • [x] Buchung → Rechnung automatisiert
  • [x] Zahlungserkennung automatisiert (Stripe/Qonto Webhook)
  • [x] Täglicher Sync von POS-Belegen ins Archiv
  • [x] Ablaufprotokoll & Fehlerbenachrichtigung eingerichtet

4.7 Geschäftskonto (Qonto)

  • [x] API-Verknüpfung mit LexOffice
  • [x] Kontoauszüge abrufbar & exportierbar
  • [x] Buchungstexte eindeutig referenzierbar (z. B. Rechnungsnummern)

5. Setup-Schritte (zusammengefasst)

  1. Konto bei Eversports anlegen, Webhook aktivieren
  2. LexOffice mit API-Token verbinden, Artikel & USt-Vorgaben anlegen
  3. Make-Szenario anlegen: Buchung → Rechnung → Zahlung
  4. POS-System registrieren (SumUp oder helloCash mit TSE)
  5. Cloud-Speicher einrichten (Nextcloud/mailbox.org) → Versionierung & Zugriffsrechte konfigurieren
  6. Qonto einrichten, mit LexOffice koppeln
  7. WISO Steuer vorbereiten → EÜR und Belege jährlich übernehmen

6. Erweiterbar durch:

  • CRM: HubSpot Free / Zoho CRM (Make-Integration möglich)
  • BI: Google Looker Studio mit Sheets-Anbindung
  • Zeiterfassung: Toggl Track → Projektkalkulationen
  • Mitarbeitermanagement: Personio (ab Wachstum > 2 MA)

7. Siehe auch

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