Softwarearchitektur

Integriertes Unternehmenssystem – Mobile Hundeschule (Einzelunternehmen)

Diese Seite dokumentiert das vollständige, integrierte System für eine mobile Hundeschule mit Einzel- oder Kleingruppentraining. Ziel: minimaler Verwaltungsaufwand bei maximaler Automatisierung, GoBD-/DSGVO-Konformität und Audit-Tauglichkeit für Finanzamt & Betriebsprüfung.

1. Prozess-Landkarte

Bereich	Zweck	Tool	Bemerkung
Kursverwaltung	Online-Buchung, Terminplan, Kundenakte	Eversports	Automatisierbar via Webhooks
Rechnungsstellung, Finanzen	Rechnung, Belegarchiv, UStVA, EÜR	LexOffice (L-Tarif)	GoBD-konform, Elster integriert
Bar- & Kartenzahlung	TSE-Kasse, Z-Bericht, Bons	SumUp POS Lite oder helloCash Medium	DSFinV-K / TSE-konform
Middleware / Automatisierung	Datenaustausch (Booking → Rechnung)	Make.com oder n8n	ersetzt Drehstuhl-Schnittstelle
Projektmanagement	Aufgaben, Kanban, Rückstände	Trello Premium	Kursplanung, Rückrufe, Backoffice
Kommunikation, Kalender, Cloud	DSGVO-konformes Groupware-System	mailbox.org oder Nextcloud auf All-Inkl.	revisionssicher konfigurierbar
Steuererklärung	Einkommensteuer + Anlage S	WISO Steuer 2025	Daten manuell aus LexOffice übernehmen
Geschäftskonto	Banking, Belegverknüpfung, SEPA	Qonto Smart	API- & LexOffice-Anbindung

2. Systemlandschaft (Zusammenfassung)

2.1 Tools & Tarife (empfohlen)

Modul	Tool & Plan	Preis (netto/Monat)	Bemerkung
Kursverwaltung	Eversports Starter	59 €	inkl. 199 Buchungen
Buchhaltung	LexOffice L	19,90 €	inkl. EÜR, UStVA, Belege
Steuererklärung	WISO Steuer 2025	1,90 € *(23 € jährlich)*	Anlage S
Automatisierung	Make (Core)	9 €	Alternativ: n8n Self-Hosted (0 €)
Projektmanagement	Trello Premium	9 €	Automationen via Butler
Cloud-Archivierung	mailbox.org Business / Nextcloud	ca. 3–5 €	revisionssicher konfiguriert
POS	SumUp (0 €) oder helloCash (8,90 € + 129 €/Jahr)	ab 8,90 €	TSE-Zertifikat erforderlich
Geschäftskonto	Qonto Smart	23 €	Banking + API

→ Gesamtkosten ca. **128–135 € netto/Monat**

2.2 Systemlogik (No-Drehstuhl)

[Kunde bucht] → (Eversports)
     ↓ Webhook
[Make / n8n] → (LexOffice) Kontakt + Rechnung
     ↓
 (Trello) → Aufgabenkarte
     ↓
 (Qonto) → Zahlungseingang erfasst
     ↓
 (POS-System) → Barumsatz → TSE-Z-Bericht → Belegarchiv (Nextcloud)
     ↓
 (EÜR + Belege) → WISO Steuer für Jahresabschluss

3. Revisionssichere Archivierung

• Verzeichnisstruktur z. B. in Nextcloud oder mailbox.org Drive:

📁 Buchhaltung
 ├── 📁 2025
 │    ├── 📁 01_Januar
 │    │    ├── EÜR_2025-01.pdf
 │    │    ├── Kassenbericht.csv
 │    │    ├── Belege/
 │    │    │    ├── Rechnung_10001.pdf
 │    │    │    └── Z-Bericht_0101.pdf
 ├── 📁 Steuer
 │    ├── Anlage_S_2025.pdf
 │    └── UStVA_Q1_2025.pdf

• Anforderungen:

 - Versionierung aktivieren
 - Nur Uploadrechte (Schreibschutz)
 - Änderungsprotokoll verfügbar
 - Backup redundant (lokal + Cloud)
 - Zugriff durch Dritte (z. B. Prüfer) temporär möglich

4. Audit-Tauglichkeits-Checkliste (Gesamtsystem)

4.1 Finanzen & Buchhaltung (LexOffice)

• [x] EÜR exportierbar (PDF/CSV)
• [x] UStVA per Elster übermittelt
• [x] Belege digital archiviert, OCR-fähig
• [x] Kassenkonto gepflegt (Barumsatz)
• [x] GoBD-konform: Unveränderbarkeit, Zeitstempel

4.2 Barzahlung / POS (SumUp oder helloCash)

• [x] TSE-Zertifikat aktiv
• [x] Tagesabschlüsse/Z-Berichte vorhanden
• [x] Export im DSFinV-K oder CSV möglich
• [x] Ablage in strukturierter, zugriffsprotokollierter Umgebung (z. B. Nextcloud)

4.3 Kurs- & Kundendaten (Eversports)

• [x] DSGVO-konform: AV-Vertrag abgeschlossen
• [x] Exportfunktion verfügbar (CSV/JSON)
• [x] Automatisierung an LexOffice vorhanden (Webhook → Make/n8n)
• [x] Dokumentation über Trainingsverlauf optional

4.4 Cloud & Kommunikation (mailbox.org / Nextcloud)

• [x] DSGVO-konformer Anbieter mit Serverstandort DE
• [x] Schreibgeschützte Archiv-Ordner
• [x] Versionierung & Änderungsprotokoll aktiviert
• [x] Verschlüsselung aktiv (Serverseitig + optional Client)

4.5 Steuer (WISO Steuer)

• [x] Anlage S korrekt ausgefüllt
• [x] Einnahmen/Ausgaben aus LexOffice übernommen
• [x] Dokumente PDF/A-konform erzeugt
• [x] Abgabe über Elster oder authentifiziertes Portal

4.6 Automatisierung (Make / n8n)

• [x] Buchung → Rechnung automatisiert
• [x] Zahlungserkennung automatisiert (Stripe/Qonto Webhook)
• [x] Täglicher Sync von POS-Belegen ins Archiv
• [x] Ablaufprotokoll & Fehlerbenachrichtigung eingerichtet

4.7 Geschäftskonto (Qonto)

• [x] API-Verknüpfung mit LexOffice
• [x] Kontoauszüge abrufbar & exportierbar
• [x] Buchungstexte eindeutig referenzierbar (z. B. Rechnungsnummern)

5. Setup-Schritte (zusammengefasst)

1. Konto bei Eversports anlegen, Webhook aktivieren
2. LexOffice mit API-Token verbinden, Artikel & USt-Vorgaben anlegen
3. Make-Szenario anlegen: Buchung → Rechnung → Zahlung
4. POS-System registrieren (SumUp oder helloCash mit TSE)
5. Cloud-Speicher einrichten (Nextcloud/mailbox.org) → Versionierung & Zugriffsrechte konfigurieren
6. Qonto einrichten, mit LexOffice koppeln
7. WISO Steuer vorbereiten → EÜR und Belege jährlich übernehmen

6. Erweiterbar durch:

• CRM: HubSpot Free / Zoho CRM (Make-Integration möglich)
• BI: Google Looker Studio mit Sheets-Anbindung
• Zeiterfassung: Toggl Track → Projektkalkulationen
• Mitarbeitermanagement: Personio (ab Wachstum > 2 MA)

7. Siehe auch

• GoBD-konforme Archivierung
• DSFinV-K & TSE-Erklärung
• Steuerprüfung vorbereiten
• Automatisierung mit Make
• LexOffice API-Dokumentation