Softwarearchitektur: Unterschied zwischen den Versionen
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= Ganzheitliche Software-Architektur für eine mobile | = Ganzheitliche Software-Architektur für eine mobile Hundeschule (Einzelunternehmen) = | ||
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Ziel: eine einzige, integrierte Datenbasis, minimale „Drehstuhl-Schnittstellen“, maximal GoBD- und Finanzamt-Konformität. | |||
== 1. Prozess-Landkarte == | |||
{| class="wikitable" | |||
! Prozessschritt !! Zweck !! Modul !! Haupt-Tool | |||
|- | |||
| Lead → Buchung || Kurs/Termin anlegen || '''Kurs- & Teilnehmer-Mgmt''' || Eversports Manager | |||
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| Training durchführen || Check-in, Notizen || Mobiles Frontend || Eversports App | |||
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| Rechnung & Zahlung || GoBD-konform, USt, EÜR || '''Finanz-Mgmt''' || LexOffice (L-Tarif) | |||
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| Barkasse (bei Barzahlung) || TSE-pflicht || '''POS/Kasse''' || SumUp POS Lite / helloCash | |||
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| Automatischer Datenaustausch || Kunden, Umsätze, Belege || '''Middleware''' || Make.com / n8n | |||
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| Projektroutine, Kanban || Aufgabenmanagement || '''Projekt-Mgmt''' || Trello Premium | |||
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| Kommunikation & Docs || Mail, Kalender, Drive || '''Collaboration''' || Google Workspace | |||
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| Steuer-Jahresabschluss || Einkommensteuer, Anlage S || '''Steuer-Tool''' || WISO Steuer 2025 | |||
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| Geschäftskonto & Banking || Transaktionen, API || '''Banking''' || Qonto Smart | |||
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== 2. Kernmodule & empfohlene Pakete == | |||
=== 2.1 Kurse & Kunden === | |||
* '''Eversports Manager – Starter''' (59 €/Monat) | |||
** Online-Buchung, Kundenportal, App, Rechnungs-Export (CSV/PDF) | |||
** API/Webhooks vorhanden → Verbindung zu LexOffice via Make/n8n | |||
=== 2.2 Rechnungen, EÜR & USt === | |||
* '''LexOffice – L-Tarif''' (19,90 €/Monat) | |||
** Beleg-OCR, EÜR, USt-VA (Elster), GoBD-konform, DATEV-Export | |||
** Optional: Lohnabrechnung ab 11,90 €/Monat | |||
=== 2.3 POS / Barkasse === | |||
{| class="wikitable" | |||
! System !! Monatl. Fixkosten !! Einmalkosten !! Bemerkung | |||
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| SumUp POS Lite || 0 € || ca. 349 € || TSE integriert, Transaktionsgebühren ab 0,79 % | |||
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| helloCash Medium || 8,90 €/Monat || TSE 129 €/Jahr || Cloud-Kasse, CSV-Export zu LexOffice | |||
|} | |||
=== 2.4 Middleware / Automatisierung === | |||
* '''Make (Core)''' – ca. 9 €/Monat | |||
* Alternativ: '''n8n Cloud Starter''' – ca. 20 €/Monat oder self-hosted (kostenlos) | |||
Beispiel-Flows: | |||
* Neue Buchung → Kunde in LexOffice anlegen → Rechnung erstellen | |||
* Zahlungseingang → Rechnung als bezahlt markieren | |||
* Monatlicher Export: Belege → Drive-Backup | |||
=== 2.5 Projektmanagement === | |||
* '''Trello Premium''' – ca. 9 €/Monat (1 User) | |||
** Kanban, Timeline, Automationen via Butler | |||
=== 2.6 E-Mail & Kalender === | |||
* '''Google Workspace Starter''' – ca. 7 €/Monat | |||
** Gmail, Calendar, Drive (30 GB), Meet | |||
=== 2.7 Steuer === | |||
* '''WISO Steuer 2025''' – Einmalzahlung ca. 23 € | |||
** Anlage S, Mantelbogen, manuelle Eingabe aus LexOffice (EÜR) | |||
=== 2.8 Geschäftskonto === | |||
* '''Qonto Smart''' – 23 €/Monat | |||
** API-Anbindung, virtuelle Karten, Echtzeit-Überweisungen | |||
== 3. Datenfluss (keine Drehstuhlschnittstelle) == | |||
<pre> | |||
[Kunde bucht] → (Eversports) | |||
↓ Webhook | |||
[Make / n8n] → (LexOffice) → Kontakt + Rechnung | |||
↓ | |||
(Google Sheets) → Controlling | |||
↓ | |||
(Trello) → Aufgabenkarte "Neukunde" | |||
Barzahlung → SumUp Z-Bericht → Upload an Make → Eintrag in LexOffice-Kasse | |||
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== 4. Kostenübersicht (Monatlich, netto) == | |||
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! Modul !! Tool/Plan !! Kosten | |||
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| Kursverwaltung || Eversports Starter || 59 € | |||
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| Buchhaltung || LexOffice L || 19,90 € | |||
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| Steuer (aufs Jahr gerechnet) || WISO Steuer || 1,90 € | |||
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| Automatisierung || Make Core || 9 € | |||
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| Projektmanagement || Trello Premium || 9 € | |||
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| E-Mail & Kalender || Google Workspace || 7 € | |||
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| POS-System (SumUp oder helloCash) || 0 – 8,90 € || je nach Variante | |||
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| Geschäftskonto || Qonto Smart || 23 € | |||
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! style="text-align:right;" | '''Gesamt (mit SumUp)''' || || '''ca. 128 € / Monat''' | |||
|} | |||
== 5. Setup-Checkliste == | |||
# Eversports-Konto anlegen, Webhooks aktivieren | |||
# LexOffice: API-Token erzeugen, Standardartikel anlegen (z. B. „Hundetraining“) | |||
# Make-Szenario erstellen: Booking → LexOffice → Rechnung | |||
# Qonto mit LexOffice verbinden | |||
# Kassenintegration: SumUp / helloCash einrichten, TSE sichern | |||
# Monatlich: LexOffice Monatsabschluss, Belegarchiv exportieren | |||
# Jährlich: EÜR aus LexOffice + Eingabe in WISO Steuer → Steuererklärung | |||
== 6. Erweiterungen (Optional) == | |||
* CRM: HubSpot Free (per Zapier integrierbar) | |||
* Business Intelligence: Google Looker Studio (Daten aus Sheets visualisieren) | |||
* Lohnabrechnung: LexOffice-Addon für bis zu 2 Mitarbeiter | |||
* Self-hosted Middleware: n8n Community Edition auf eigenem Server | |||
== 7. Lizenzpflichtige Tools und Preise (Stand 2025) == | |||
* Eversports Starter: 59 €/Monat | |||
* LexOffice L: 19,90 €/Monat | |||
* Make Core: ca. 9 €/Monat | |||
* Trello Premium: ca. 9 €/Monat/User | |||
* Google Workspace Starter: 7 €/Monat/User | |||
* WISO Steuer: ca. 23 €/Jahr | |||
* Qonto Smart: 23 €/Monat | |||
* helloCash (optional): 8,90 €/Monat + 129 €/Jahr TSE | |||
* SumUp POS (optional): 349 € Hardware, 0 € Software | |||
== 8. Rechtliches & GoBD == | |||
* LexOffice erfüllt GoBD-Standards (digitale Belegarchivierung, EÜR, UStVA) | |||
* TSE bei Barkasse verpflichtend → SumUp / helloCash empfohlen | |||
* Finanzamt-Archiv vorbereiten (PDF-Zusammenfassung + strukturierter Export) | |||
* Google Drive kann revisionssicher gemacht werden mit Versionierung & Lesezugriffsprotokoll | |||
== 9. Siehe auch == | |||
* [[GoBD-konforme Kassenführung]] | |||
* [[Umsatzsteuer für Kleinunternehmer]] | |||
* [[Digitale Belegablage mit LexOffice]] | |||
* [[Make.com Automatisierung für Trainer]] | |||
Version vom 7. Juni 2025, 07:41 Uhr
Ganzheitliche Software-Architektur für eine mobile Hundeschule (Einzelunternehmen)
Diese Seite beschreibt ein End-to-End-System für Planung, Durchführung, Controlling und Gesamtabwicklung einer mobilen Hundeschule. Ziel: eine einzige, integrierte Datenbasis, minimale „Drehstuhl-Schnittstellen“, maximal GoBD- und Finanzamt-Konformität.
1. Prozess-Landkarte
| Prozessschritt | Zweck | Modul | Haupt-Tool |
|---|---|---|---|
| Lead → Buchung | Kurs/Termin anlegen | Kurs- & Teilnehmer-Mgmt | Eversports Manager |
| Training durchführen | Check-in, Notizen | Mobiles Frontend | Eversports App |
| Rechnung & Zahlung | GoBD-konform, USt, EÜR | Finanz-Mgmt | LexOffice (L-Tarif) |
| Barkasse (bei Barzahlung) | TSE-pflicht | POS/Kasse | SumUp POS Lite / helloCash |
| Automatischer Datenaustausch | Kunden, Umsätze, Belege | Middleware | Make.com / n8n |
| Projektroutine, Kanban | Aufgabenmanagement | Projekt-Mgmt | Trello Premium |
| Kommunikation & Docs | Mail, Kalender, Drive | Collaboration | Google Workspace |
| Steuer-Jahresabschluss | Einkommensteuer, Anlage S | Steuer-Tool | WISO Steuer 2025 |
| Geschäftskonto & Banking | Transaktionen, API | Banking | Qonto Smart |
2. Kernmodule & empfohlene Pakete
2.1 Kurse & Kunden
- Eversports Manager – Starter (59 €/Monat)
- Online-Buchung, Kundenportal, App, Rechnungs-Export (CSV/PDF)
- API/Webhooks vorhanden → Verbindung zu LexOffice via Make/n8n
2.2 Rechnungen, EÜR & USt
- LexOffice – L-Tarif (19,90 €/Monat)
- Beleg-OCR, EÜR, USt-VA (Elster), GoBD-konform, DATEV-Export
- Optional: Lohnabrechnung ab 11,90 €/Monat
2.3 POS / Barkasse
| System | Monatl. Fixkosten | Einmalkosten | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| SumUp POS Lite | 0 € | ca. 349 € | TSE integriert, Transaktionsgebühren ab 0,79 % |
| helloCash Medium | 8,90 €/Monat | TSE 129 €/Jahr | Cloud-Kasse, CSV-Export zu LexOffice |
2.4 Middleware / Automatisierung
- Make (Core) – ca. 9 €/Monat
- Alternativ: n8n Cloud Starter – ca. 20 €/Monat oder self-hosted (kostenlos)
Beispiel-Flows:
- Neue Buchung → Kunde in LexOffice anlegen → Rechnung erstellen
- Zahlungseingang → Rechnung als bezahlt markieren
- Monatlicher Export: Belege → Drive-Backup
2.5 Projektmanagement
- Trello Premium – ca. 9 €/Monat (1 User)
- Kanban, Timeline, Automationen via Butler
2.6 E-Mail & Kalender
- Google Workspace Starter – ca. 7 €/Monat
- Gmail, Calendar, Drive (30 GB), Meet
2.7 Steuer
- WISO Steuer 2025 – Einmalzahlung ca. 23 €
- Anlage S, Mantelbogen, manuelle Eingabe aus LexOffice (EÜR)
2.8 Geschäftskonto
- Qonto Smart – 23 €/Monat
- API-Anbindung, virtuelle Karten, Echtzeit-Überweisungen
3. Datenfluss (keine Drehstuhlschnittstelle)
[Kunde bucht] → (Eversports)
↓ Webhook
[Make / n8n] → (LexOffice) → Kontakt + Rechnung
↓
(Google Sheets) → Controlling
↓
(Trello) → Aufgabenkarte "Neukunde"
Barzahlung → SumUp Z-Bericht → Upload an Make → Eintrag in LexOffice-Kasse
4. Kostenübersicht (Monatlich, netto)
| Modul | Tool/Plan | Kosten |
|---|---|---|
| Kursverwaltung | Eversports Starter | 59 € |
| Buchhaltung | LexOffice L | 19,90 € |
| Steuer (aufs Jahr gerechnet) | WISO Steuer | 1,90 € |
| Automatisierung | Make Core | 9 € |
| Projektmanagement | Trello Premium | 9 € |
| E-Mail & Kalender | Google Workspace | 7 € |
| POS-System (SumUp oder helloCash) | 0 – 8,90 € | je nach Variante |
| Geschäftskonto | Qonto Smart | 23 € |
| Gesamt (mit SumUp) | ca. 128 € / Monat |
5. Setup-Checkliste
- Eversports-Konto anlegen, Webhooks aktivieren
- LexOffice: API-Token erzeugen, Standardartikel anlegen (z. B. „Hundetraining“)
- Make-Szenario erstellen: Booking → LexOffice → Rechnung
- Qonto mit LexOffice verbinden
- Kassenintegration: SumUp / helloCash einrichten, TSE sichern
- Monatlich: LexOffice Monatsabschluss, Belegarchiv exportieren
- Jährlich: EÜR aus LexOffice + Eingabe in WISO Steuer → Steuererklärung
6. Erweiterungen (Optional)
- CRM: HubSpot Free (per Zapier integrierbar)
- Business Intelligence: Google Looker Studio (Daten aus Sheets visualisieren)
- Lohnabrechnung: LexOffice-Addon für bis zu 2 Mitarbeiter
- Self-hosted Middleware: n8n Community Edition auf eigenem Server
7. Lizenzpflichtige Tools und Preise (Stand 2025)
- Eversports Starter: 59 €/Monat
- LexOffice L: 19,90 €/Monat
- Make Core: ca. 9 €/Monat
- Trello Premium: ca. 9 €/Monat/User
- Google Workspace Starter: 7 €/Monat/User
- WISO Steuer: ca. 23 €/Jahr
- Qonto Smart: 23 €/Monat
- helloCash (optional): 8,90 €/Monat + 129 €/Jahr TSE
- SumUp POS (optional): 349 € Hardware, 0 € Software
8. Rechtliches & GoBD
- LexOffice erfüllt GoBD-Standards (digitale Belegarchivierung, EÜR, UStVA)
- TSE bei Barkasse verpflichtend → SumUp / helloCash empfohlen
- Finanzamt-Archiv vorbereiten (PDF-Zusammenfassung + strukturierter Export)
- Google Drive kann revisionssicher gemacht werden mit Versionierung & Lesezugriffsprotokoll
